在西九龍站哪裡上車
港鐵列明，已預約車輛的乘客可到地面層 B 出口的匯民道上落客區候車。把車次和預計抵港時間交給接送方，確認在哪個位置會合，以及到出口後怎樣聯絡。
把會展入口寫進落車資料
會展中心設港灣道入口大堂和博覽道入口大堂。先問主辦方應從哪邊入場，再把入口全名交給接送方，確認可在哪裡落車和卸下展品。
由報到時間倒推
列出列車到站時間和最遲報到時間，讓接送方預算出站及從落車處步行到會場的時間。若同行者分乘不同班次抵港，請說明是否一定要等齊才開車。
點到點包車路線
香港西九龍站到灣仔會展中心包車接送
乘高鐵抵港後到香港會議展覽中心，先約定在西九龍站哪裡上車，再按活動通知指定會展入口。如要準時報到，請同時寫下最遲抵達登記處的時間。